Vous ne savez pas combien de temps vos documents professionnels doivent être conservés et vous ne connaissez pas les différences entre les délais de conservation des différents documents ?
En Belgique, les délais de conservation des documents sont réglementés par la loi. C'est pourquoi il est particulièrement important de procéder à un contrôle précis lorsque l'on planifie la destruction de documents.
Chez Dockx Rhenus Archisafe, nous avons élaboré un aperçu général des délais de conservation légaux et nous mettons à votre disposition un fichier PDF avec les délais de conservation actuels jusqu'en 2024 !
Le délai de conservation des documents varie en fonction de leur finalité. Le principe de base est donc le suivant : les documents et les enregistrements doivent être conservés aussi longtemps que nécessaire pour leur finalité respective.
Si vous n'êtes pas sûr du délai de conservation de vos documents, nos personnes de contact dans votre région se feront un plaisir de vous aider.
Nous nous ferons un plaisir de clarifier les différents délais de conservation de vos documents dans le cadre d'un entretien sans engagement.
Veuillez noter qu'en dépit d'une compilation minutieuse, nous ne pouvons garantir l'exactitude des informations fournies.
COMBIEN DE TEMPS DOIS-JE CONSERVER MES DOCUMENTS PROFESSIONNELS ?
- Le délai de conservation est normalement de 7 à 10 ans. Dans des cas exceptionnels, ce délai peut même atteindre 30 ans ou plus. Vous devez donc vous renseigner sur les délais qui s'appliquent à vous.
- Le délai de conservation commence toujours après la fin de l'année civile de la dernière inscription dans le document concerné.
COMBIEN DE TEMPS FAUT-IL CONSERVER LES DOCUMENTS COMMERCIAUX DANS UNE ENTREPRISE ?
- Si le document sert de base à la comptabilité, il doit être conservé pendant dix ans.
- Un délai de conservation de six ans s'applique à tous les autres documents commerciaux.
- En cas de doute, il convient de conserver les documents pendant dix ans ou de consulter un conseiller fiscal.
QUELS SONT LES DOCUMENTS QUI DOIVENT ÊTRE CONSERVÉS ET QUI NE DOIVENT PAS ÊTRE DÉTRUITS IMMÉDIATEMENT ?
En général, tous les documents ayant une incidence fiscale doivent être conservés. Ils doivent être lisibles et disponibles pendant toute la période de conservation.
- Les états financiers annuels (y compris les bilans d'ouverture ou les états financiers intermédiaires) Les états financiers annuels doivent être conservés sur support papier.
- Rapports de gestion
- les inventaires
- Registres/livres (par exemple, caisse enregistreuse, immobilisations)
- Documents comptables
- Factures (y compris les bons de livraison, le cas échéant)
- Relevés bancaires
- journaux de bord
QUELLES SONT LES CONSÉQUENCES D'UNE VIOLATION DES DÉLAIS DE CONSERVATION LÉGAUX ?
- Un manquement à l'obligation de conservation constitue un manquement à l'obligation de comptabilisation ou de conservation.
- Une infraction sera poursuivie en vertu du droit pénal.
QUE FAIRE APRÈS L'EXPIRATION DU DÉLAI DE CONSERVATION ?
- À la fin de la période de conservation, vos dossiers peuvent être détruits. Afin que vous ne manquiez pas la fin de votre période de conservation et que vous ne gaspilliez pas inutilement de l'espace et des coûts, nous vous informerons à temps de la date de destruction. Rhenus Office Systems se chargera ensuite de la destruction professionnelle de vos documents commerciaux sensibles, dans le respect des dispositions relatives à la protection des données. Faites confiance aux experts en gestion de documents.
LES DOCUMENTS D'ENTREPRISE ET LEUR IMPORTANCE HISTORIQUE
On estime que 5 % de tous les documents d'entreprise ont une importance historique et devraient donc être archivés et stockés en toute sécurité de manière permanente.
Nos experts vous aideront volontiers à classer ces documents.
Nous sommes certifiés DIN ISO 11799, une norme pour l'information et la documentation - exigences pour le stockage des documents d'archives et de bibliothèque, ce qui fait de nous votre partenaire compétent pour l'archivage des documents historiques.
APERÇU DES DÉLAIS DE CONSERVATION
- Veuillez noter que les délais de conservation peuvent varier d'un pays à l'autre.
- Cet aperçu ne s'applique qu'à Belgique.
- Dans les autres pays, les délais de conservation sont spécifiques à chaque pays.
- Les délais de conservation peuvent varier d'un secteur à l'autre.
